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各業務プロセスの担当者は、成果物として文書をEvidence Trackerに登録します。後工程の担当者は登録された成果物を見ることで、前工程の内容を確認することができます。管理者は各工程で成果物として登録された文書を確認することで、業務プロセス全体の進捗を確認することができます。成果物が一元管理されていることで、類似案件の検索や成果物文書の活用をすることができます。
契約書のライフサイクルの一例を考えます。ライフサイクルは大きく5つに区分されます。文書が登録されたときの契約前期間から始まり、契約開始になると契約期間に変わります。契約が満了したり解約になると、文書保管期間に変わります。文書保管期間は法廷保存年限が定められており、その期限がくると、廃棄確認待ち期間に代わります。そして最終的に廃棄されるとライフサイクルは終了します。例えば、この期間の切れ目となる日時をあらかじめ設定しておくと、文書の公開制御や、削除、移動、担当者へのメール通知などを自動的に行うことができます。廃棄確認待ち期間では、利用頻度で文書を区分し、頻度の高い文書は現用文書として残し、頻度の少ない文書は非現用文書としてアーカイブ保存することもできます。
例えば、文書種類を基準にすると、第一階層を文書のカテゴリーごと、第二階層を上期、下期の時期で区分して表示します。作成者を基準にすると、第一階層は作成者ごと、第二階層は年度ごと、第三階層は月度ことに表示します。業務内容に応じた文書種類を基準にして、第一階層は文書の種類ごと、第二階層は例えば年月度ごとに表示します。
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例えば、日本各地に点在する臨床試験の現場から臨床情報を収集し、製造工場から製造時検査情報を収集してセンターのArcSuiteで管理するなど、研究、開発、製造、物流、販売情報などを、原本性を保証ながら一元管理をすることができます。
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