胃(い)一定(いってい)要(よう)知(ち)道(みち)的(てき)8個(こ)實(じつ)用(よう)Excel技巧(ぎこう )

<p><strong>本期摘要</strong></p>
<p>Excel當中有非常多特別好用的技巧，隻要你掌握瞭這些技巧，就足夠應對多樣化的工作需求瞭。</p>
<p style="text-align: right;">來源：雅克先生 ID：YaKeppt</p>
<p style="text-align: right;">金融先生經授權轉載</p>
<p style="text-align: left;">不得不說在職場當中，PPT、Word和Excel都是非常重要的辦公工具。</p>
<p style="text-align: left;">其實，在Excel當中有非常多特別好用的技巧，隻要你掌握瞭這些技巧，就足夠應對多樣化的工作需求瞭。</p>
<p style="text-align: left;">主頁君今天給大傢分享關於Excel的8個實用的小技巧，或許能幫你提升80%的工作效率哦！</p>
<p>1</p>
<p style="text-align: center;"><strong>用自動更正填充長文本</strong></p>
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<p style="text-align: left;">在職場中，員工或者HR會經常需要錄入手機號碼、銀行卡號、身份證號碼、辦公地址等信息。</p>
<p style="text-align: left;">如果隻是需要錄入一次那還好，但如果經常需要錄入，每次錄入這麼一長串的信息，其實還是挺麻煩的，我們其實可以用一個方法，來進行快速錄入。</p>
<p style="text-align: left;">依次點擊文件 - 選項 - 校對 - 自動更正選項 ，在<strong>「替換」</strong>那欄輸入我們的短語，在<strong>「為」</strong>後面輸入真實長文本信息。</p>
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<p style="text-align: left;">例子，我要輸入手機號碼，那麼<strong>替換</strong>那裡就可以填<strong>「手機」</strong>，<strong>為</strong>後面就是手機的完整號碼<strong>「16310390912」</strong></p>
<p style="text-align: left;">你可以看下下面這張動圖，這就是通過錄入短語之後快速填充信息的過程。</p>
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<p style="text-align: left;">另外告訴大傢一個好消息，設置完這個短語之後，<strong>即便關閉當前的EXCEL文檔，下次再重新打開一個新的文檔，設置的關鍵詞依舊可以用哦！</strong></p>
<p style="text-align: left;">懂得瞭這個小方法，以後在錄入信息的時候，就能很快解決瞭有木有！</p>
<p>2</p>
<p style="text-align: center;"><strong>自定義單元格格式</strong></p>
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<p style="text-align: left;">除瞭上面提到的長文本信息之外，一些具有重復性的編號或者代碼，比如說JKB5362，這種類型的，前面幾個代碼是固定的。</p>
<p style="text-align: left;">那麼我們也可以通過一些小技巧，來讓系統幫我們自動錄入前面的編號。</p>
<p style="text-align: left;">方法就是，選中你要填充的單元格，鼠標右鍵設置自定義單元格格式，編輯好單元格的格式之後，就可以讓系統自動幫我們進行錄入瞭。</p>
<p style="text-align: left;">舉個例子，公司有一個商品的編號是JKB5362，我們可以看到，這個代碼它數字前面的幾個英文<strong>是固定的</strong><strong>。</strong></p>
<p style="text-align: left;">那麼我們就可以選中將要錄入的單元格 - 設定單元格格式 - 自定義 - 在類型那裡錄入 代碼 "JKB"####。</p>
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<p style="text-align: left;">在這裡大傢要註意一下細節的問題，就是 “JKB” 的<strong>雙引號一定要在英文狀態下錄入</strong>，因為軟件是從英文翻譯過來的，所以我們要用英文的雙引號，不能用中文的。</p>
<p style="text-align: left;">英文後面的 #### 代表數字的位數。</p>
<p style="text-align: left;">如果你按照我的方法去做，最終實現的效果就如下圖所示，你隻要錄入後面的編號，前面雙引號內的內容，系統就會幫你自動補充。</p>
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<p>3</p>
<p style="text-align: center;"><strong>快速調整列寬</strong></p>
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<p style="text-align: left;">在處理Excel文檔的時候，你是否曾處理過這樣的文檔，每列文字都縮到一起，文字都看不到，然後你要逐列去進行調整。</p>
<p style="text-align: left;">學會接下來這個方法之後，就再也不怕遇到這樣的文檔瞭！</p>
<p style="text-align: left;">選中所有需要調整的行列，然後<strong>鼠標雙擊</strong>兩個列寬之間的線條，就能讓列寬自動適應內容的長度瞭。</p>
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<p>4</p>
<p style="text-align: center;"><strong>自定義序列</strong></p>
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<p style="text-align: left;">雖然在Excel表格中可以排序，有升序和降序之分，但是如果你想讓數據按照城市來進行排序，這需要該如何操作呢？</p>
<p style="text-align: left;">下面就來教你<strong>自定義序列</strong>，讓序列通過你需要的設定選項進行排序。</p>
<p style="text-align: left;">你要做的是，首先在表格以外的另一個行列輸入你想要的正確排序，然後點擊文件 - 選項 - 高級 - 編輯自定義列表 ，將之前列好的序列導入。</p>
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<p style="text-align: left;">然後關掉窗口，選中你需要排序的表格，在菜單欄選擇排序 - 自定義排序 在次序那裡選擇自定義序列，找到之前添加的序列，再進行確定就可以完成。</p>
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<p style="text-align: center;">下面的動圖就是根據以上操作完成後的預覽圖。</p>
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<p>5</p>
<p style="text-align: center;"><strong>Vlookup函數查找</strong></p>
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<p style="text-align: left;">在日常的工作中，想必你曾遇到過打開一個有幾千條數據的報表，然後要從這幾千條數據當中找出某些個產品的信息的狀況。</p>
<p style="text-align: left;">如果用查找工具來找，不僅效果慢，而且很容易出錯，讓之前的工作付之一炬。</p>
<p style="text-align: left;">然而，使用<strong>Vlookup函數 </strong>就可以極為方便地幫助我們解決這個問題。</p>
<p style="text-align: left;">那到底該怎麼做呢？</p>
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<p style="text-align: left;">首先，在源數據欄的旁邊，輸入你要查找的數據，然後在需要查找的地方輸入Vlookup函數。</p>
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<p style="text-align: left;">那接下來咱們就拿我上面所輸入的函數公式來作為案例，來跟大傢更具體地講解。</p>
<p style="text-align: left;">在VLOOKUP(D2,$A$2:$B$13,2,FALSE)公式當中，D2其實指的就是<strong>查找D2單元格的值</strong>。</p>
<p style="text-align: left;">數據范圍是<strong>A2：B13</strong>，這裡在選擇范圍的時候，要註意按鍵盤上的F4鍵，變成絕對引用。</p>
<p style="text-align: left;">因為後面要查找的數據也是在這個范圍內查找，不固定的話數據源就會發生變動，導致數據錯誤或無效。</p>
<p style="text-align: left;"><strong>2</strong>代表的就是從我要的結果是在我選擇的范圍中的第二列。</p>
<p style="text-align: left;">而最後的FALSE代表的就是精確查找。</p>
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<p style="text-align: left;">舉的這個例子數據源比較少，但在實際工作當中，要是你碰到非常大的數據，這時候就知道這個函數到底有多重要瞭。</p>
<p>6</p>
<p style="text-align: center;"><strong>數據有效性</strong></p>
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<p style="text-align: left;">在錄入數據的時候，你試過給表格當中<strong>重復錄入同一個值嗎？</strong>這樣做很浪費時間。通過數據的有效性，我們其實就能有效地提前規避這種情況。</p>
<p style="text-align: left;">操作方法是：選擇菜單欄上的數據 - 數據驗證 - 設置 - 在驗證條件下選擇自定義，然後錄入函數公式=COUNTIF(range，criteria) 。</p>
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<p style="text-align: left;">如下圖所示，設置瞭數據有效性之後，再輸入一樣的值，系統就會出現提示。</p>
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<p style="text-align: left;">而我在上面這個案例當中所錄入的公式是：=COUNTIF(D2:D7,D2)=1。也就是說D2在我選定的范圍內隻能出現一次。</p>
<p>7</p>
<p style="text-align: center;"><strong>雙擊自動生成數據</strong></p>
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<p style="text-align: left;">用過Excel的朋友都知道，有序的數據我們可以通過拖拽第一個單元格的數據到最底端，中間就會按照一定的順序自動生成。</p>
<p style="text-align: left;">這當然比手動一個個錄入要快很多，但這，還不是最快的錄入方法。</p>
<p style="text-align: left;">你想想，如果表格很長很長很長，那你要手動拖拽到什麼時候呢？</p>
<p style="text-align: left;">最快的方法，是用<strong>鼠標進行雙擊</strong>。如下圖所示，在錄入完公式之後，雙擊一下，下面的數據就自動填充到表格的最後一欄，非常快捷。</p>
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<p>8</p>
<p style="text-align: center;"><strong>選擇性黏貼修改數據</strong></p>
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<p style="text-align: left;">在工作當中，如果所有的數據都錄好瞭，但突然要對某項數據進行修改，比如說增加或者減少某項數值。</p>
<p style="text-align: left;">那麼如何才能最快地把所有的數據都修改好呢？其實通過<strong>選擇性黏貼</strong>就可以進行快速修改。</p>
<p style="text-align: left;">以下面的案例為例，我要將所有的產品價格打個兩折再進行銷售，那麼我就可以先在表格旁邊輸入0.08，然後通過復制-選擇性黏貼使用乘法，來進行修改。</p>
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<p style="text-align: center;">下圖是按操作完成後的預覽圖。</p>
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<p style="text-align: left;">使用這種方法來進行簡單的運算，比起使用輸入公式來進行運算，會更加快捷而且自由靈活度更高。</p>
<p style="text-align: left;">以上就是今天給大傢分享的8個實用的小技巧，這些小技巧掌握之後，就可以應對工作中的很多問題瞭！</p>
<p style="text-align: center;">雅客先生（公眾號ID：yakeppt），PPT設計師，領英專欄作傢，PPT資深講師。著有《制作PPT2000個小時，才總結出的36條能讓你PPT從普通變高大上的建議》、《這可能是史上最全的PPT排版術》；每天與你分享PPT幹貨和福利，與你一起提升PPT制作水平。</p>
<p>本文轉載自雅客先生</p> 本文由<a href="http://www.adidas-lookbook.com.tw/Superstar.html">adidas貝殼頭</a>推薦（<a href="http://www.adidas-lookbook.com.tw/Superstar.html">http://www.adidas-lookbook.com.tw/Superstar.html</a>;）


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